Den Takt vorgeben im Facility Management: Steuerungskapazitäten und Eigenorganisation

Ein zentraler Ansatzpunkt im Webinar war die detaillierte Funktionsanalyse. Diese wird als essenziell angesehen, um Potenziale zur Effizienzsteigerung innerhalb der Unternehmensstrukturen zu erkennen. Laut Pia Steuerlein, Senior Consultant und Expertin in der Methodikanwendung, dient die Funktionsanalyse als Ausgangspunkt für alle weiteren Schritte der Prozessoptimierung. Sie ermöglicht es, die Tätigkeiten der Mitarbeiter in verschiedenen Prozessen präzise zu erfassen und damit Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. „Funktionsanalysen sind zentral, um Effizienzpotenziale zu erkennen“, erklärte Steuerlein.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Analyse besteht in der Betrachtung der Eigenleistungstiefe. Hierbei wird geklärt, welche Leistungen intern erbracht und welche an externe Dienstleister vergeben werden. Die Nutzung einer Eigenfremdleistungsmatrix hilft Unternehmen, ihre Kostenstruktur besser zu verstehen und den Effizienzgrad der Prozesse zu bewerten. Frank Dönselmann betonte die Wichtigkeit der Bündelung bei der Prozessgestaltung: „Einfache Prozesse sind effizienter, wenn sie von möglichst wenigen Mitarbeitern ausgeführt werden, um den Abstimmungsbedarf zu minimieren.“ Der ideale Bündelungsgrad, der bei etwa 0,8 angesetzt wird, ist eine Messgröße, die Komplexität und notwendige Qualifikation der beteiligten Mitarbeiter berücksichtigt.

In der Praxis des Facility Managements, vor allem in Industriebetrieben, zeigt sich eine gravierende Abhängigkeit von Fremdleistungen. Laut Dönselmann wird im Bereich Cleaning zu bis 98% auf externe Dienstleister zurückgegriffen. Die Strukturierung von Eigen- und Fremdleistungen durch Pyramiden-Diagramme ermöglicht eine klarere Beurteilung und strategische Optimierung der Eigenleistungstiefe auf strategischen, taktischen und operativen Ebenen.

Durch die Betrachtung der aktuellen digitalen Reife von Unternehmen im FM-Bereich können weitere Optimierungspotenziale identifiziert werden. Pia Steuerlein hob hervor, dass die Integration innovativer Technologien eine entscheidende Rolle bei der Steigerung von Effizienz und Effektivität der Prozesse spielt. Der digitale Reifegrad eines Unternehmens wird durch Faktoren wie den Digitalisierungsgrad und den Ressourceneinsatz bestimmt. Eine einheitliche FM-IT-Infrastruktur bietet die Möglichkeit erheblicher Effizienzgewinne sowie eine Harmonisierung innerhalb eines Konzerns.

Der Einsatz modernster Technologien im Facility Management, wie Power BI Dashboards und Sensorik, wurde ebenfalls thematisiert. Diese Technologien bieten präzise Überwachungsmöglichkeiten von Key Performance Indicators (KPI) und fördern eine transparente Datenbasis für effizientere Prozesse. Dönselmann unterstrich die Professionalisierung des FM durch diese Technologien, betonte jedoch auch, dass „die Parameter der Projekte sorgfältig definieren werden müssen, um den spezifischen Anforderungen verschiedener Organisationsstrukturen gerecht zu werden.“

Ein weiterer wichtiger Diskussionspunkt war die Verlagerung von Aufgaben von der operativen auf die taktische Ebene, unterstützt von einer umfassenden Nutzung von Daten und Technologien. Dönselmann und Steuerlein betonten die Notwendigkeit, sich nicht nur auf die Optimierung bestehender Strukturen zu konzentrieren, sondern innovative Modelle integrativ zu nutzen. Dies ist insbesondere im Kontext eines wachsenden Drucks durch den demografischen Wandel und die Internationalisierung von Bedeutung.

Abschließend bot das Webinar wertvolle Einblicke in zukunftsweisende Strategien des Facility Managements, die auf eine neue Ebene der Anpassungsfähigkeit und Ressourcenoptimierung abzielen. Die Kombination aus einer gründlichen Analyse bestehender Strukturen und der Nutzung fortschrittlicher Technologien wird es Unternehmen ermöglichen, erhebliche Wettbewerbsvorteile zu realisieren. Die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und Big Data zur Effizienzsteigerung in der Unternehmensberatung wurde als zukünftiger Standard hervorgehoben. Dönselmann betonte: „Bei uns hat jeder Consultant die Aufgabe, ein eigenes GPT zu bauen und verschiedene Business Cases zu untersuchen.“ Diese Herangehensweise unterstreicht, wie integrativ KI in die strategische Unternehmensplanung eingebunden wird, um Transparenz aus großen, unstrukturierten Datenmengen zu schaffen.

Das Webinar „BUILTWORLD“ stellte somit zentrale, innovative Ansätze im modernen Facility Management vor und betonte die Notwendigkeit einer ganzheitlichen, technologiegestützten Optimierung der Organisationsstrukturen. Es wird klar, dass diejenigen Firmen, die frühzeitig auf die richtige Kombination aus Humankapital und technologischer Unterstützung setzen, im Wettbewerbsvorteil sein werden.